دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارتست از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه ) که قبل از ثبت هرگونه عملیات حسابداری در آنها , دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات اموراقتصادی و دارائی ذیربط امضاء و پلمپ گردیده و به فارسی تحریر شده باشد تبصره 1- اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود تبصره 2. مودیان موظفند در اظهارنامه مالیاتی خود تعداد و نوع دفاتری که برای سال مالیاتی مورد رسیدگی پلمپ کرده اند و نیر کلیه دفاتر نانویس موجود ثبت و پلمپ شده سالهای قبل را ذکر نمایند و ممیزین مالیاتی مکلفند پس از اطمینان از اینکه دفاتر قانونی مودی منحصر به دفاتر ابرازی است اقدام به رسیدگی نمایند.
سند حسابداری: فرمی است کاغذی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) که یک یا چند رویداد مالی و محاسباتی طبق اصول و ضوابط حسابداری در آن ثبت و حاوی تجزیه حساب¬ها و توضیحات مربوط، متکی به مدارک بوده و با تأیید اشخاص مجاز، قابل ثبت در دفاتر می¬باشد.
مدارک حساب: عبارت از مستنداتی است دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا محاسباتی بوده و اسناد حسابداری یا دفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر می¬گردد.
دفتر روزنامه: دفتر روزنامه دفتری است که کلیه معاملات و رویدادهای مالی محاسباتی اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هرگونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سودوزیان و ترازنامه لازم است بلااستثناء به ترتیب در آن ثبت کنند.(دفتر روزنامه می تواند به صورت دستی و یا ماشینی باشد)
تبصره – نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیه عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد از قبیل دفتر روزنامه صندوق , دفتر روزنامه بانک و دفاتر روزنامه غیرنقدی مانند خرید و فروش نسیه و اقساطی و یا دفتر روزنامه دو یا چند مورد از حسابها مجاز است.
دفتر کل: دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل یا کدگذاری حسابها در صفحات آن ثبت می¬شود به ترتیبی که تنظیم صورت¬های مالی لازم از آن امکان پذیر باشد. دفتر مذکور می تواند بصورت دستی یا ماشینی (مکانیزه- الکترونیکی) باشد.
دفتر روزنامه و کل مشترک: دفتری است که دارای ستون¬هائی برای سرفصل حساب¬های متفاوت باشد، به طوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهای حسابداری بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و صورت¬های مالی لازم تهیه نمایند.
دفتر مشاغل (دفتر درآمدوهزینه ): دفتری است که دارای ستونهائی برای درج تاریخ , شرح موضوع , درآمدو هزینه و دارائیهای قابل استهلاک باشد اقلام مذکور به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می گردد بطوریکه در پایان سال تعیین جمع درآمد و هزینه شغلی مودی و در نتیجه تنظیم حساب سودوزیان از روی آن امکان پذیر باشد.
دفتر معین: دفتری است که برای تفکیک و مجزا ساختن هریک از حساب¬های دفتر کل برحسب مقتضیات و شرایط حساب ممکن است نگهداری شود
سایر دفاتر: دفاتری که به استناد مقررات قانونی مربوط از جمله قانون محاسبات عمومی و قانون شهرداری¬ها به عنوان دفاتر مورد استفاده قرار می¬گیرند.
تبصره : تاخیر در در تحریر عملیات در صورتی که به منظور سوء
استفاده نباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیات 3 نفری موضوع بند 3ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 03/12/66 و اصلاحیه های بعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
تبصره: کلیه عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه هر ماه باید تا حداکثر 15 ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند
علت گروه بندی : قانونگذار با عنایت به قسمت اخیر ماده (95) قانون مالیاتها مصوب 31/4/94 در آیین نامه اجرائی مربوطه، نحوه گروه بندی صاحبان مشاغل، نوع دفاتر، اسناد و مدارک و روشهای نگهداری آنها اعم از ماشینی (مکانیزه) و دستی و نمونه اظهارنامه مالیاتی و نحوه ارائه آنها برای رسیدگی و سایر موارد را تعیین نموده است که جهت آگاهی هر چه بیشتر مودیان محترم به اختصار بدانها اشاره می شود.
گروه بندی مشاغل براساس حجم و نوع فعالیت به این شرح است :
گروه شرح میزان درآمد
اول میزان درآمد فروش و یا خدمات ارائه شده قبل از کسر معافیت بیش از 3 میلیارد
دوم میزان درآمد فروش و یا خدمات ارائه شده قبل از کسر معافیت بین 1 میلیارد تا 2 میلیارد
سوم میزان درآمد فروش و یا خدمات ارائه شده قبل از کسر معافیت کمتر از 1 میلیارد
• بر اساس نوع فعالیت این مشاغل جدا از مبلغ فروش و ارائه خدمات در دسته اول قرار می گیرند :
1. دارندگان کارت هاي بازرگاني (وارد و صادر کنندگان)
2. صاحبان کارخانه ها و واحد هاي توليدي داراي مجوز
3. صاحبان هتل هاي 3 ستاره و بالاتر
4. صاحبان بيمارستان ها و زايشگاه ها و کلينيک هاي تخصصي
5. صاحبان مشاغل صرافي
6. فروشگاه هاي زنجيره اي داراي مجوز
تبصره 1- مودیان مالیاتی که در هر گروه قرار می¬گیرند تا سه سال بعد، از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایین تر قرار نخواهند گرفت.
تبصره 2- در دو سال اول شروع فعالیت صاحبان مشاغل به استثناء مودیانی که بر اساس نوع فعالیت در گروه اول قرار می گیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مودی خواهد بود.
تبصره 3- صاحبان مشاغلی که در گروه¬های دوم یا سوم قرار می¬گیرند، می¬توانند در هر سال مالیاتی نسبت به انجام تکالیف گروه بالاتر اقدام نمایند. در این صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.
نکته : تفاوت این 3 گروه با یکدیگر در نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک و مدارک لازم برای تهیه اظهار نامه مالیاتی است
تکالیف گروه اول
صاحبان مشاغل این گروه و کلیه اشخاص حقوقی مکلف به نگهداری دفاتر روزنامه و کل یا سایر دفاتر حسب مورد دستی یا ماشینی متکی به اسناد و مدارک می‌باشند.
تکالیف گروه دوم
این گروه باید اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را به تفکیک و به ترتیب تاریخ وقوع هر یک از رویدادهای مالی نگهداری و صورت درآمد و هزینه خود را ماهانه به شرح فرم مربوطه تنظیم کنند.
تکالیف گروه سوم
این گروه نیز باید اسناد و مدارک مربوط به معاملات خود را نگهداری و خلاصه درآمد و هزینه سالانه خود را تنظیم نمایند.
دلایل رد شدن دفاتر روزنامه و کل
فقدان یک و یا چند برگ دفاتر
اگر دفاتر پلمپ شده به هردلیلی یک یا چند برگ از آن پاره و یا کنده شود ، باعث رد دفاتر مالیاتی می شود .
عدم ثبت یک و یا چند فعالیت مالی
از دیگر مصداق های رد دفاتر قانونی شرکت ها، عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی و پولی در آن است. اگر ممیزان مالیاتی در زمان بررسی مدارک و مستندات شرکت ها و موسسات مشمول مالیات، طبق مدارک مثبته ای که بر اساس استعلام از نهادها و مراجع دولتی و بانکی و قضایی بدست می‌اورند، متوجه شوند که مودی، آگاهانه نسبت به عدم ثبت رویداد مالی در فلان تاریخ به فلان مبلغ اقدام نکرده است، دفاتر مورد پذیرش قرار نگرفته و رد می شود.
تقدم ثبت
طبق آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی پلمپ شده، در صورتی که رویدادهای مالی را به ترتیب وقوع در دفاتر ثبت نکرده و تقدم و تاخر نداشته باشد، این موضوع، انسجام دفاتر و بررسی و ممیزی آن را با مشکل روبرو کرده و قانون گذار، این اتفاق را مصداق رد دفاتر قانونی پلمپ شده مودیان مالیاتی اعلام کرده است.
رد دفاتر بخاطر ثبت یک فعالیت در حاشیه
حسابداران و مسئولان بخش حسابداری و تحریر دفاتر قانونی، نمی توانند طبق آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر قانونی پلمپ شده، کل یا بخشی از یک فعالیت و رویداد مالی را در حاشیه دفاتر درج کنند. این کار خارج از استاندارد بوده و موجبات رد دفاتر را را به ارمغان می آورد.
رد دفاتر بخاطر ثبت رویداد مالی در میان سطور
در میان سطور در دفاتر قانونی پلمپ شده، نباید چیزی درج شود. همه چیز باید روی خطوط درج شود. اگر در زمان ثبت ، تمام یا بخشی از یک فعالیت رویداد مالی در میان سطور کاغذ درج شود، مورد پذیرش اداره دارایی نخواهد بود و موجبات رد دفاتر را فراهم می کند.
رد دفاتر بخاطر تراشیده شدن
اگر صفحات پلمپ شدن دفاتر قانونی به هر دلیلی توسط هر وسیله ای، خراش داده شود تا از مندرجات، سوء استفاده شود، طبق آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر دفاتر قانونی، مصداق عدم پذیرش دفاتر خواهد بود.
پاک کردن مندرجات دفاتر
اگر مشخص شود که بخشی از دفاتر به منظور سوء استفاده مودی، پاک شده است، دفتر رد می شود.
رد دفاتر بخاطر صفحات سفید
اگر در یک دفتر قانونی، تعداد صفحات سفید دفاتر، بیش از حد معمول باشد، این موضوع، مصداق رد دفاتر خواهد بود.
حذف کردن رویدادهای مالی با وسایل شیمیایی
اگر مشخص شود که قسمتی از دفاتر قانونی پلمپ شده توسط وسایل شیمیایی، پاک شده یا تغییر یافته است، این موضوع مصداق سوء استفاده در دفاتر قانونی بوده و موجبات رد دفاتر قانونی را فراهم می کند.
محو کردن مندرجات دفاتر قانونی با جوهر
اگر مودی با جوهر یا نظایر آن به منظور سوء استفاده از دفاتر،مندرجات دفاتر را تغییر یا محو کند، این موضوع طبق ماده بیستم آیین نامه تنظیم دفاتر قانونی، مصداق رد دفاتر خواهد بود.
عدم تسلیم یک یا چند دفتر به ممیزان
اگر مودی مالیاتی به هر دلیلی از تسلیم یک یا چند دفاتر قانونی پلمپ شده مربوط به سال مالی مورد رسیدگی ممیزان دارایی، پرهیز کند، دفاتر مربوطه در همان سال مورد رسیدگی، رد تلقی می شود. حتی اگر در یکی از دفاتر قانونی،هیچ چیزی نوشته نشده باشد و کاملا سفید باشد، باز بایستی این دفاتر نگهداری شده و به محض درخواست اداره مالیاتی، تسلیم ممیزان شود. حتی اگر همه صفحات خالی باشد.
رد دفاتر بخاطر بستانکاری حساب های بانکی
اگر حساب های بانکی مودی، بستانکار شود یا بستانکار شدن حساب بانکی یا نقدی، ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها یا دریافت و پرداخت نباشد، موجب رد دفاتر قانونی مودیان مالیاتی خواهد شد.
رد دفاتر به خاطر تاخیر تحریرات
اگر تحریر روزنامه و دفاتر مشاغل و دفتر کل پلمپ شده مودی، دارای تاخیری بیش از حد مجاز مقرر در آیین نامه باشد، موجبات رد دفاتر قانونی مودیان را فراهم میکند.
رد دفاتر به خاطر استفاده از دفاتر نانویس سال های قبل
استفاده از دفاتر خالی و استفاده نشده سال مالیاتی قبل یا سال های مالیاتی پیشین که مشخصات آن طبق ماده ۱۷ آیین نامه نحوه تنظیم و تحریر دفاتر، به حوزه مالیاتی اعلام نشده باشد، مصداق رد دفاتر خواهد بود. مودی بایستی در صورتی که از دفاتر ثبت و پلمپ شده خالی و سفید سال یا سال های قبل استفاده می کند، بایستی ظرف ۳۰ روز از تاریخ شروع سال مالیاتی جدید، مراتب را با ذکر مشخصات دفاتر مزبور، به حوزه مالیاتی مربوطه اعلام کند تا مشکی از نظر پذیر دفاتر ایجاد نشود.
. رد دفاتر بخاطر سفید ماندن همه صفحات
اگر مودی به منظور سوء استفاده از دفاتر روزنامه و دفتر مشاغل، همه صفحات را سفید بگذارد و این کار به دلیل ثبت تراز افتتاحی نباشد، مجاز نبوده و دفاتر مورد پذیرش سازمان امور مالیاتی قرار نمی گیرد. اما توجه کنید که سفید باقی گذاشتن پایین صفات دفاتر در آخر هر روز یا هر آخر هر ماه به شرطی که اسناد، دارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده یا خط بسته شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد شد.
رد دفاتر به خاطر عدم ثبت خلاصه عملیات شعب
اگر خلاصه عملیات شعبه یا شعبه های یک مودی در نفاط مختلف، در دفاتر مرکز ثبت نشود، مصداق رد دفاتر مالیاتی خواهد بود. موسساتی که دارای شعبه هستند، بایستی با توجه به روش های حسابداری خود، خلاصه عملیات شعیه را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند، سالی یک بار یا ماه به ماه در دفاتر موسسه ثبت کنند. طبق ماده ۱۴ آیین نامه تحریر روزنامه و دفتر مشاغل، این موضوع الزامی است.
رد دفاتر به خاطر عدم ارائه روش کار با اتوماسیون حسابداری
اگر دستورالعمل کار با اتوماسیون حسابداری مودی، تحویل کارشناسان و ممیزان سازمان امور مالیاتی قرار نگیرد و مودی از سیستم های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده کرده باشد، موجبات عدم پذیرش دفاتر را فراهم می کند. هم چنین اگر اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات دیده شود و نسبت به اطلاح آن طبق تبصره ماده ۱۰ آیین نامه اقدام نشده باشد، موجب رد دفاتر قانونی می شود.
آیا مفقود شدن دفاتر قانونی، موجب رد دفاتر مودیان می شود؟
طبق ماده ۱۳ آیین نامه تحریر دفاتر قانونی و تبصره ۳ این ماده، اگر دفاتر قانونی پلمپ شده مودیان مالیاتی، به علتی خارج از اختیار مودی، از دسترس او خارج شود با توسط مقامات قضایی ظبط شود، صاحب دفتر، از زمان وقوع این رخداد، ظرف ۳۰ روز، دفاتر جدید تهیه و عملیات را در آن منتقل کند، تاخیر ثبت عملیات در این مدت، به اعتبار دفاتر قانونی، خللی وارد نمی کند.
اما اگر غیر اختیاری بودن در دسترس نبودن دفاتر اثبات شود و غیر اختیاری بودن موضوع، مورد تایید اداره امور مالیاتی استان قرار نگیرد، دفاتر مشمول بنده ۳ ماده ۹۷ شده و رد شده محسوب می شود.
جریمه عدم ارائه دفاتر چقدر است؟
طبق قانون، جریمه عدم ارائه دفاتر قانونی، معادل ۲۰ درصد مالیات متعلق بوده و اگر دفاتر پلمپ شده شرکت، به دلایلی که در بالا گفته شد یا هر دلیلی، توسط ممیزان اداره دارایی رد شود، جریمه ای معادل ۱۰ درصد مالیات، در نظر گرفته خواهد شد و این رقم می تواند هر سال، تغییر کند.